L’incontro con i tuoi clienti e partner esteri, attuali o potenziali, è fondamentale per avviare e mantenere una relazione proficua. Sfruttare al meglio queste possibilità di incontro è fondamentale per avviare una buona strategia per vendere all’estero e ottimizzare le risorse è il punto di partenza.

In genere, salvo che si tratti di un cliente consolidato e/o di una commessa molto importante, fare un viaggio per incontrare solo un interlocutore non è un buon investimento. Al contrario, è fondamentale pianificare anche altri incontri con clienti o altri intermediari/partner locali per ottimizzare i costi e l’efficacia del viaggio, definendo una buona strategia di incontro.

Andiamo a vedere quali sono le fasi più delicate per organizzare un viaggio d’affari all’estero e tutto quello che non devi assolutamente dimenticare.

Prepara il tuo incontro

Un viaggio all’estero è un impegno in termini di tempi e costi ed è quindi fondamentale preparare una buona strategia per trasformare il viaggio di una vera e propria occasione per iniziare a vendere all’estero.

Scopri come un temporary manager può aiutare la tua azienda

Scopri TEM Plus

Per preparare al meglio i tuoi incontri ricordati di:

• definire in anticipo gli obiettivi, condividendo via mail l’ordine del giorno con la controparte;
• preparare una buona presentazione di te e della tua azienda, nel caso in cui si tratti del primo incontro con il tuo interlocutore. Preparare quindi un discorso breve ed una presentazione/filmato è utile per “sciogliere il ghiaccio”;
• prepara la negoziazione o l’oggetto dell’incontro. Se siete già ad uno stadio avanzato dovrai avere con te tutto il materiale già condiviso e tutto quello che ritieni possa essere utile. Questo aspetto è fondamentale per trasformare l’incontro nell’occasione per stabilire un impegno concreto per vendere all’estero;
• poniti degli obiettivi congrui. La firma di un contratto è plausibile solo se siete effettivamente molto vicini alla stessa e i dettagli sono già stati discussi nei precedenti confronti;
• chiudi l’incontro con delle azioni e scadenze ben precise (es. “entro domani mattina ti mando una mail di riepilogo con quanto abbiamo concordato” oppure “entro lunedì mattina mi mandi la mail di conferma così che io, in ufficio, potrò gestire la pratica” o ancora “ti chiamo ad inizio settimana prossima per avere il tuo via libera definitivo ad avviare il progetto”)
• se ti fermi almeno una notte può essere utile invitare a cena la controparte. E’ importante avere incontri anche informali per aumentare la conoscenza e l’empatia e, perché no, per proseguire una trattativa in un contesto più rilassato. Preparati in anticipo: utilizza strumenti come Tripadvisor, oppure informati presso il personale dell’hotel in cui sei ospite, selezionando un paio di locali rinomati. Tieni sempre conto della cultura e delle usanze locali, aprendoti anche culturalmente al tuo cliente e al mercato all’interno del quale vuoi iniziare a vendere i tuoi prodotti.

Hai bisogno di un interprete?

Un aspetto fondamentale da non sottovalutare è quello della comunicazione. Come interagisci con la controparte? Parlate la stessa lingua o ti sei avvalso di un collaboratore o partner per le comunicazioni? In questo caso il collaboratore/partner può affiancarti nell’incontro? Se non fosse possibile devi pensare ad un interprete.
Portare un interprete dall’Italia è antieconomico: opta per un interprete freelance o affidati a un’agenzia locale. Per ottimizzare ulteriormente i costi, una buona soluzione è quella di selezionare un interprete domiciliato nella città dove avrà luogo l’incontro.

Porterai con te prodotti/campioni?

Se stai pensando di portare con te campioni o prodotti è importante prevedere se è necessario affidarsi a un servizio di spedizioni ad hoc. In questo caso è fondamentale:

• considerare eventuali restrizioni all’importazione stabiliti dal Paese oggetto del tuo viaggio. Informati quindi su dazi doganali, certificazioni, licenze di importazione e tutto ciò che potrebbe bloccare i tuoi prodotti una volta atterrato;
• prevedere anticipatamente se i prodotti che stai portando saranno venduti (immediatamente o in un secondo momento) o se dovranno essere reimportati. Nel primo caso dovrai ottemperare alle disposizioni doganali locali, come ad esempio il pagamento di un dazio; nel secondo caso dovrai rispettare i limiti temporali imposti dal regime di esportazione temporanea e provvedere alla re-importazione. Valutare questo punto è estremamente importante: in caso di intoppo potresti ritrovarsi a non avere con te la merce il giorno dell’incontro.
  (Queste considerazioni non valgono se viaggi all’interno dell’Unione Europea);
• prevedere le formalità burocratiche ma anche identificare uno spedizioniere fidato e definire il luogo della consegna: la controparte può riceverli e stoccarli prima del tuo arrivo? Il luogo dell’incontro (es. fiera o hotel) offre il servizio di ritiro e stoccaggio merce?
• monitora la spedizione e verifica il corretto ricevimento della merce (non ha senso scoprire quando sei la che c’è un problema, meglio se lo identifichi e lo risolvi prima di partire!).
• arrivare almeno 1 giorno in anticipo per disimballare la merce e preparare l’evento. In alternativa, individua una figura in loco alla quale delegare queste attività.

Come trovare clienti all’estero:

le fonti ed i database dei professionisti dell’export

Scarica il nostro e-book

Prepara il viaggio

Dopo aver pensato alle merci, non dimenticarti di pensare a te e ai tuoi eventuali collaboratori. Se non scegli di affidarsi a una agenzia di viaggio, ricordati di:

• verificare se è necessario ottenere un visto di ingresso e se i tuoi documenti sono in regola;
• scegliere un trasferimento dalla tua abitazione/azienda all’aeroporto;
• acquistare il volo, verificando nuovamente i documenti necessari per l’imbarco;
• prenotare un hotel, assicurandoti che offra i servizi per te necessari, come wifi, servizio ricezione e stoccaggio merce, trasferimento da e per aeroporto, ecc;
• prenotare il trasferimento dall’aeroporto all’hotel;
• valutare come muoverti all’interno della città. Seleziona transfer da/per gli hotel e le sedi degli incontri. Puoi anche decidere di chiamare un taxi ogni volta ma verifica i costi locali e l’utilità di noleggiare un auto con conducente o, ad esempio, la presenza di Uber;
• selezionare e prenotare il volo di ritorno;
• selezionare il trasferimento dall’aeroporto alla tua abitazione.

Gestisci il follow-up

Qualunque sia l’accordo che avete preso e lo stato di avanzamento della negoziazione, non aspettare che sia l’interlocutore a farsi vivo. Gestisci il follow-up in modo strategico e ottimizzato seguendo questi 2 step:

1. invia una mail di riepilogo. Il giorno successivo all’incontro (se possibile) o al rientro dal viaggio, invia una mail di ringraziamento e riepiloga quanto avete concordato. Richiedi una conferma di quanto da te descritto, proponendo un’azione prossima con data certa;
2. chiama la controparte. Non aspettare che sia lui a farlo, nel rispetto delle tempistiche concordate chiama l’interlocutore (o manda il materiale promesso).

Hai bisogno di aiuto per trovare i clienti e gestire l’incontro per vendere all’estero?

Il Temporary Export Manager è la figura più indicata a questo scopo. Grazie a questo professionista, che rimane esterno alla tua organizzazione e non va ad appesantire i costi del personale, ottieni subito tutte le competenze e l’esperienza necessaria per crescere all’estero.

I Temporary Export Manager del network di Tem Italia hanno alle spalle decine di viaggi ed oltre ad essere pienamente autonomi nella preparazione, ti aiutano nella pianificazione del tuo percorso di crescita internazionale grazie alla capacità di definire e applicare la migliore strategia di ingresso nei mercati ed alla conoscenza delle dinamiche del tuo settore all’estero.