L’incontro con i tuoi clienti e partner esteri, attuali o potenziali, è fondamentale per avviare e mantenere una relazione proficua.

In genere, salvo che si tratti di un cliente consolidato e/o di una commessa molto importante, non ha molto senso fare un viaggio per incontrare solo un interlocutore ma è bene pianificare anche altri incontri con clienti o altri intermediari/partner locali per ottimizzare i costi e l’efficacia del viaggio.

Per questo è difficile pianificare un viaggio d’affari dall’oggi al domani ed è necessario prepararlo per tempo.

Vediamo insieme quali sono le fasi più delicate e che non devi assolutamente dimenticare:

Prepara il tuo incontro

• definisci in anticipo gli obiettivi e condividi (via mail) con la controparte l’ordine del giorno.
• se non hai mai incontrato di persona la controparte ha senso, durante il primo incontro, presentare te e la tua azienda. Preparare quindi un discorso breve ed una presentazione/filmato è utile per “sciogliere il ghiaccio”.
• prepara la negoziazione o l’oggetto dell’incontro: se siete già ad uno stadio avanzato dovrai avere con te tutto il materiale già condiviso e tutto quello che ritieni possa essere utile; sarebbe da folli farsi 3000 chilometri per scoprire che ti sarebbe servito un disegno/scheda tecnica che non hai con te!
• poniti degli obiettivi congrui: la firma di un contratto è plausibile solo se siete effettivamente molto vicini alla stessa e i dettagli sono già stati discussi nei precedenti confronti
• lasciati con delle azioni e scadenze ben precise (es. “entro domani mattina ti mando una mail di riepilogo con quanto abbiamo concordato” oppure “entro lunedì mattina mi mandi la mail di conferma così che io, in ufficio, potrò gestire la pratica” o ancora “ti chiamo ad inizio settimana prossima per avere il tuo via libera definitivo ad avviare il progetto”)
• se ti fermi almeno una notte può essere utile invitare (se non lo fa lui) a cena la controparte. E’ importante avere incontri anche informali per aumentare la conoscenza e l’empatia e, perché no, per proseguire una trattativa in un contesto più rilassato. Preparati in anticipo: aiutandoti ad esempio con strumenti come Tripadvisor (ma anche informandoti presso il personale dell’hotel in cui sei ospite) seleziona un paio di locali rinomati.

Attento però: se non conosci bene la controparte prevedi tra le tue scelte ristoranti con menu locale, vegetariano. Insomma, a seconda di dove andrai, tieni conto della cultura e delle usanze locali.

Hai bisogno di un interprete?

Come comunichi con la controparte? Parlate la stessa lingua o ti sei avvalso di un collaboratore o partner per le comunicazioni? In questo caso il collaboratore/partner può affiancarti nell’incontro? Se non fosse possibile devi pensare ad un interprete.
Portare un interprete dall’Italia è antieconomico, devi cercare un interprete freelance (in genere più economico) o contattare un’agenzia locale. In genere il costo consiste in una fee a giornata + eventuali spese vive (trasferimenti, pasti, pernottamenti) per cui l’ideale sarebbe che l’interprete fosse domiciliato nella città dove ha luogo l’incontro.

Porti con te prodotti/campioni?

Se si, questi sono facilmente trasportabili insieme alla tua persona o è necessario prevedere una spedizione ad hoc? Nel secondo caso valgono le seguenti attenzioni:

• il Paese oggetto del tuo viaggio potrebbe porre dei vincoli all’importazione dei tuoi prodotti (es. dazi doganali, certificazioni, licenze di importazione, ecc.).
• devi inoltre avere le idee chiare se i prodotti che porti con te saranno venduti (immediatamente o in un secondo momento) o devono essere re-importati. Nel primo caso dovrai ottemperare alle disposizioni doganali locali (es. pagare un dazio doganale), nel secondo caso dovrai rispettare i limiti temporali imposti dal regime di esportazione temporanea e provvedere alla re-importazione.
• quanto sopra non vale se viaggi all’interno dell’Unione Europea ma in molti altri Paesi si
• in ogni caso valuta con attenzione il tema spedizione/sdoganamento e preparati con anticipo: se per qualunque motivo ci fosse un intoppo in dogana rischieresti di non avere la merce con te il giorno dell’incontro.
• prepararti in anticipo significa quindi prevedere le formalità burocratiche ma anche identificare uno spedizioniere fidato e definire il luogo della consegna: la controparte può riceverli e stoccarli prima del tuo arrivo? Il luogo dell’incontro (es. fiera o hotel) offre il servizio di ritiro e stoccaggio merce?
• tieni monitorata la spedizione e verifica il corretto ricevimento della merce (non ha senso scoprire quando sei la che c’è un problema, meglio se lo identifichi e lo risolvi prima di partire!).
• cerca di arrivare almeno 1 giorno in anticipo per disimballare la merce e preparare l’evento (es. allestire uno stand) oppure prevedi che ci sia qualcuno per te che lo faccia.

Prepara il viaggio

Una volta ci pensavano le agenzie, oggi, nella maggior parte dei casi tu o i tuoi collaboratori vi adopererete per trovare la soluzione migliore al minor prezzo. Cerca però di non dimenticare dei pezzi per strada:

• è necessario ottenere un visto di ingresso? I tuoi documenti sono in regola?
• trasferimento dalla tua abitazione/azienda all’aeroporto
• volo (ricordati di fare check-in e di portare con te un valido documento!)
• hotel (verifica che offra i servizi per te necessari, ad es. wifi, servizio ricezione e stoccaggio merce, trasferimento da e per aeroporto, ecc.)
• trasferimento dall’aeroporto all’hotel
• trasferimenti hotel – sedi degli incontri (puoi anche chiamare un taxi ogni volta ma verifica i costi locali e l’utilità di noleggiare un auto con conducente o, ad esempio, la presenza di Uber)
• volo di ritorno
• trasferimento aeroporto – tua abitazione

Gestisci il follow-up

Qualunque sia l’accordo che avete preso e lo stato di avanzamento della negoziazione, non aspettare che sia l’interlocutore a farsi vivo. Puoi cominciare seguendo questi 2 step:

1. mail di riepilogo. Il giorno successivo all’incontro (se possibile) o al rientro dal viaggio, invia una mail di ringraziamento e riepiloga quanto avete concordato, chiedi a lui di confermare quanto da te descritto, impegnatevi in un azione con data certa
2. chiama la controparte. Non aspettare che sia lui a farlo, nel rispetto delle tempistiche concordate chiama l’interlocutore (o manda il materiale promesso)

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