Il processo di vendita e la documentazione necessaria per esportare materiale elettrotecnico

Questo articolo tratta delle esportazioni nel settore elettrotecnico. Settore che, in questo periodo storico, sta attraversando un momento di crisi e che quindi è bene conoscere in modo approfondito e saper gestire al meglio, soprattutto per quanto riguarda le pratiche export. 

L’industria elettrotecnica italiana rappresenta un settore fondamentale nel tessuto industriale del nostro Paese. Il settore occupa 500.000 addetti con un fatturato aggregato (a fine 2021) di 76 miliardi di Euro, come dimostrano i dati di ANIE, una delle maggiori organizzazioni di categoria del sistema confindustriale per peso, dimensioni e rappresentatività.

Il 73% delle aziende ha le sue basi produttive e di ricerca e innovazione nel nord Italia, con una prevalenza nel nord ovest.

Secondo i dati ISTAT analizzati dall’Osservatorio Economico della Farnesina, i prodotti elettrotecnici più richiesti sui mercati esteri sono i seguenti: motori e trasformatori elettrici (il 22% delle esportazioni a gennaio 2021), apparecchiature per le reti di distribuzione (12,7%), batterie e accumulatori (3,6%).

Processo di esportazione di materiale elettrotecnico

Prima di esportare materiale elettrotecnico bisogna analizzare con cura le normative di riferimento del Paese di destinazione, per capire se i prodotti soddisfano i requisiti richiesti.

Ad esempio, se si esporta negli Stati Uniti i prodotti dovranno essere marchiati UL (Underwriters Laboratories), un’organizzazione indipendente operante nel settore della certificazione di sicurezza dei prodotti destinati al mercato nordamericano. Le filiali UL nel mondo testano qualsiasi apparecchiatura elettrica, installata o anche semplicemente messa in servizio, in base agli standard di sicurezza statunitensi per determinare se il prodotto possa o meno essere commercializzato negli USA.

Bisogna poi individuare la finalità di utilizzo dei prodotti, per scegliere gli apparecchi con le caratteristiche tecniche adatte al contesto di installazione.

Verranno installati all’interno di stabilimenti industriali, magazzini di stoccaggio, centri sportivi o commerciali? Oppure all’interno di centrali elettriche, industrie chimiche, su piattaforme petrolifere, basi militari e raffinerie? O ancora all’interno di tunnel o gallerie stradali?

Una volta individuato il contesto di installazione, si potrà iniziare il processo di vendita, con la predisposizione dei documenti commerciali.

Nella maggior parte dei casi una quotazione destinata ai mercati esteri è diversa rispetto a una proposta destinata al mercato italiano.

Infatti, una volta stabilito un prezzo di vendita adeguato al mercato di destinazione, si devono tenere in considerazione anche eventuali costi aggiuntivi, come ad esempio i costi per certificazioni, imballi speciali, o di trasporto, che devono essere, quindi, inclusi nell’offerta.

Dopo che l’accordo è stato chiuso e sono state stipulate tutte le condizioni commerciali, l’azienda riceve l’ordine. A seconda del tipo di prodotto (standard o personalizzato? Ad alta o bassa rotazione?), sarà necessario un tempo di consegna più o meno lungo.

Si procede, successivamente, con l’emissione dei documenti necessari per esportare la merce che, nel frattempo, è stata prodotta e imballata.

In questo frangente, bisogna sempre prestare attenzione alla marcatura e all’etichettatura del materiale, che devono essere conformi ai requisiti in vigore del Paese in cui si vuole esportare il prodotto elettrico (es. marchio CE, marchio UL per Stati Uniti, indicazioni su voltaggio e amperaggio, ecc.).

Quando si parla di esportazione, o più precisamente di cessione all’esportazione, ci si riferisce a una vendita di beni a imprese con sede al di fuori del territorio UE, con invio del materiale fuori dal territorio UE. Diverso, invece, è il caso di una cessione a imprese con sede nel territorio UE, chiamata cessione intracomunitaria.

L’esportazione, dunque, comporta anche l’espletamento di formalità doganali, che possono concludersi con successo solo ed esclusivamente se la documentazione commerciale che accompagna la merce è stata emessa in modo completo e corretto. 

I documenti per l’export di materiale elettrotecnico

Ecco quali sono i principali documenti che devono essere emessi se si vuole esportare merce.

La fattura commerciale

La fattura commerciale, che ha una struttura molto simile alle fatture che si emettono per il mercato Italiano e deve essere emessa nella lingua e nel numero di copie richieste dal paese di destinazione della merce. Deve contenere alcuni dati essenziali:

• la ragione sociale con indirizzo completo dell’esportatore e del destinatario
• la descrizione dettagliata con le specifiche tecniche, la quantità e il prezzo della merce nella valuta concordata
• i termini di resa della merce (secondo ultima versione degli Incoterms)
• nome del vettore/spedizioniere con sua ragione sociale, P.IVA e numero di iscrizione all’albo degli spedizionieri
• eventuali oneri accessori (costi di imballaggio, costi di trasporto, costi per certificazioni, ecc.)
• il Paese di origine di ogni prodotto
• la tariffa doganale, che è una raccolta, per settori merceologici, di posizioni contraddistinte da un codice (voce doganale) e da una relativa descrizione (designazione), corrispondenti alle merci oggetto di scambi internazionali.
  La tariffa doganale è indispensabile per individuare il dazio che dovrà essere corrisposto alle autorità competenti per lo sdoganamento della merce.
• riferimenti legislativi per l’applicazione o l’esenzione dell’IVA

Ci sono due aspetti che sono particolarmente importanti nelle fatture estere:

1. gli Incoterms, che specificano il termine di resa della merce;
2. le condizioni generali di vendita, che sono necessarie soprattutto in quei casi in cui in cui non hai stipulato un accordo di fornitura o un contratto di distribuzione.

Nelle condizioni generali di vendita è consigliato specificare anche il foro competente in caso di controversie.

La packing list

La distinta di carico o packing list, che deve riportare il numero di fattura commerciale cui fa riferimento, il numero e la tipologia dei colli, la descrizione delle merci contenute in ciascun collo e gli eventuali estremi del container all’interno del quale vengono caricate le merci.

La merce è ora pronta per la fase del trasporto, che può avvenire su strada, ferrovia, via aerea o via marittima. La modalità di trasporto sono determinate in base a tempi di consegna, ai costi e alla destinazione, oltre che al volume della merce. 

Importante è tenere in considerazione eventuali deadline previste dal cliente, come ad esempio nel caso di apertura impianti, tunnel stradali, inaugurazioni o ordine temporale di installazione del materiale elettrico. L’azienda dovrà, quindi, essere in grado di individuare la soluzione più adatta alla situazione e al Paese di destinazione del materiale.

Il documento di trasporto

La merce deve essere accompagnata dal documento di trasporto (DDT), che serve a certificare il trasferimento di materiali da cedente a cessionario, attraverso il trasporto dello stesso, sia che il trasferimento venga effettuato in conto proprio dal mittente o dal destinatario, sia che lo stesso venga affidato ad un trasportatore.

Il DDT viene emesso dal committente, prima della consegna o della spedizione della merce, con l’indicazione degli elementi principali dell’operazione.
Il documento è in formato libero, ossia nessun vincolo di forma, dimensioni o tracciato e deve essere emesso in un minimo di due copie: una deve essere trattenuta e conservata dal cedente; l’altra deve essere consegnata al cessionario in accompagnamento alla merce ceduta e trasportata.

Altri documenti per l’export di materiale elettrotecnico

Esistono poi altri documenti, che devono essere emessi in casi particolari, come il certificato di origine, il certificato EUR-1, certificato di assicurazione.

Il Certificato di Origine deve essere richiesto alla Camera di Commercio competente territorialmente ed è esclusivamente destinato a provare l’origine non preferenziale della merce; non attesta l’esportazione, sebbene sia rilasciato a fronte di una fattura di vendita all’estero. 

Il Certificato EUR-1 è un documento che serve ad attestare l’origine comunitaria delle merci e giustifica l’applicazione del regime tariffario preferenziale (dazio ridotto o nullo) in base agli accordi bilaterali tra l’Unione europea e alcuni Paesi. Viene rilasciato solo su domanda scritta presentata dall’esportatore e sotto la sua responsabilità alle autorità doganali del proprio paese. 

Il Certificato di assicurazione è un documento che riporta le condizioni e le clausole del contratto di assicurazione stipulato sulla merce in corso di trasferimento dal mittente al destinatario.

I documenti richiesti per accompagnare le spedizioni di merci in Paesi extra-UE posso anche includere: 

• visti su fatture di esportazione/dichiarazioni per l’esportazione
• visti per la legalizzazione della firma del legale rappresentante su documenti destinati all’estero

Questi vengono rilasciati dalla Camera di Commercio di competenza.  

A conclusione del processo di esportazione e per dimostrare che la merce è stata effettivamente consegnata al destinatario extra-UE, l’ufficio doganale di esportazione rilascia all’operatore il DAE (Documento Accompagnamento Export), che serve a scortare la merce fino all’ufficio doganale di uscita dall’UE. L’ufficio doganale, attraverso un messaggio telematico, certifica l’operazione attraverso un messaggio di uscita, chiamato anche visto uscire. 

Gli esportatori, per recuperare la prova di uscita ai fini IVA, devono verificare lo stato dell’operazione, digitando il numero MRN (Movement Reference Number) sull’apposita area sul sito dell’Agenzia delle Dogane. Ai fini IVA, l’unica prova dell’uscita della merce dal territorio doganale è, quindi, il messaggio di uscita rilevabile sul sito della dogana italiana; nel caso in cui la dichiarazione doganale venga depositata presso un ufficio doganale non italiano, non è possibile verificare lo stato dell’MRN, e bisognerà pertanto ricorrere alle prove alternative.

Ecco, quindi, che è sempre importante conoscere in modo approfondito le normative e i requisiti doganali del Paese in cui si decide di esportare la merce. In questo modo si evitano spiacevoli sorprese in fase di sdoganamento a destino, che sarebbero difficilmente risolvibili e non permetterebbero di completare con successo l’esportazione.

L’esperto dell’export di materiale elettrotecnico

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“In ogni attività la passione toglie gran parte della difficoltà.” 

[cit. Erasmo da Rotterdam]

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